Gestão de Projetos nos Negócios

A gestão de projetos permite a organização da gestão e negócios, quando nos sentimos bombardeados por tarefas, entregas e prazos, desenvolver um plano de projeto e executá-lo parece algo complexo e demorado.

Mas, na realidade, permitirá economizar tempo e garantir a conclusão de projetos e atividades sem stress excessivo, melhorando a organização e desenvolvimento das atividades de forma a atingir os objetivos com sucesso.

Cinco princípios da gestão de projetos (BPM) que permitem obter sucesso na gestão e organização:

• Definir objetivos, recursos e as responsabilidades.

• Um maior controlo sobre as tarefas e as atividades.

• Maior planeamento financeiro e dos investimentos.

• Manter-se dentro do orçamento e cronograma.

• Recolher informação útil e realista.

Visão da gestão de projetos

A gestão de projetos refere-se às tarefas necessárias para organizar uma equipa, atividade e recursos para cumprir um determinado objetivo específico ou objetivos diversificados dentro de um prazo especificado.

Permite apoiar a gestão a suplantar vários obstáculos tais como a elaboração de um plano, identificação dos recursos disponíveis, identificação de necessidades, avaliação de investimentos, definição de aquisições, definição das atividades, tempos, procedimentos, restrições, riscos, execução e monitorização, quais os marcos e resultados que devem ser alcançados, quem é responsável, porquê, quando e como, entre outras variáveis.

Os benefícios da gestão de projetos, é aplicável tanto a pequenas como a grandes empresas, contando que em qualquer dos casos não depende tanto dos recursos disponíveis, mas sim da forma como é realizada e aplicada a sua gestão.

Alguns dos benefícios da gestão de projetos nas empresas são:

Cumprimento do orçamento e cronograma: as empresas não têm margem para erros, por isso é importante que cumpram o orçamento do projeto, investimentos e as metas do cronograma, assim a organização de um projeto e a sua gestão desde o início até à sua conclusão com eficácia, aumenta as hipóteses de se atingirem os objetivos dentro do prazo e do orçamento estabelecidos.

Maior controlo: projetos e atividades que saem do controlo podem esgotar ou desviar os recursos da organização e interferir noutras tarefas importantes, obrigando a distribuir recursos para preencher lacunas. Para evitar interrupções constantes e ineficiências nos negócios, é necessário implementar a gestão de projetos. O objetivo será o de maximizar a eficiência e a rentabilidade dos recursos utilizados.

Aumenta as hipóteses de sucesso: desde o correto planeamento dos recursos, investimentos, atividades, tarefas e cronograma, até à sua implementação e monitorização, permite controlar os riscos e desvios, proceder a correções e ajustes necessários, aumentando exponencialmente a qualidade e a probabilidade de atingir os objetivos delineados, assim como as entregas de acordo com o planeado.

Estabelecer responsabilidades: garante que as funções sejam claramente definidas e atribuídas, sem dúvidas sobre quem é responsável pelo quê, quando e de que forma. Não deixando nada ao acaso, evita tarefas mal distribuídas, descarte de responsabilidades ou papéis não definidos claramente.

Informação: a gestão de projetos é suportada por uma boa documentação, recolha de dados e responsabilidades. Assim durante o projeto e após o seu término, poderemos avaliar o desempenho, realizar ajustes, fazer suposições fundamentadas sobre o que foi bem ou mal feito, retirando lições para projetos futuros.

Caso contrário, apenas nos debatemos no escuro, sem informação, planos ou estratégias realistas, condenados a repetir erros e colocando em causa o sucesso em projetos atuais ou futuros.

Bons Negócios!

Raul Dias 2021 ©